エントリーシート以外に提出する書類
エントリーシート以外に提出する書類

選考が始まるとエントリーシートや履歴書以外にも、企業から書類の提出を求められることはご存知ですか?提出直前になってから慌てないようにどんな書類が必要なのか、そしてもし提出が間に合わないときはどう対処すべきか、事前に確認してみましょう。

提出が求められる代表的な書類

いずれの書類も提出時期は選考の初期から内々定後まで企業で異なります。提出のタイミングは選考案内の「持ち物」に記載されていることが多いです。

健康診断証明書

大学で受診した健康診断の結果について記載された書類です。大学の発行機や窓口で数百円程度ですぐに手に入れることができますが、有効期限が定められていることがあるため注意してください。この健康診断証明書の提出は、翌年入社するかもしれない学生の健康状態を確認することが目的であり、証明書の内容が選考に影響することはありません。

卒業(見込み)証明書

学生がどの大学、学部をいつ卒業するのかを証明する書類です。卒業式で受け取る卒業証書とは違い、何度でも発行することができます。在学中であれば卒業見込み証明書になります。これは企業が学生の経歴に間違いがないか、本当に入社予定時期までに卒業できるか確認する身分証の役割を担っています。こちらも大学から数百円で入手できます。

成績証明書

大学に入学してから単位を取得した全ての講義とその評価が記載されている書類のことを指します。基本的には評価が「不可」の単位は証明書には記載されません。学生がどんな講義を選んでいるか、そしてその成績を確認することを目的としています。入手方法、発行料金は前述の証明書と同じです。面接の際、この成績証明書を利用して学業に関する質問をされることもあります。

TOEICなど資格の証明書

通常、資格の有無はエントリーシートに記入するだけですが、ごくまれに証明書の提出が求められることがあります。コピーでも問題ないことがありますが、TOEICの公式認定証明書を再発行する場合は郵送でも取得できます。

推薦状

理系で技術職を志望する学生の方は学校推薦や教授推薦で選考を受けることがあります。その場合は推薦状を企業に提出しなければなりません。扱いとしては成績証明書や卒業証明書と同じ括りになります。推薦状の発行方法も各大学、学部で変わってくるので確認してみてください。

提出方法

選考時に直接手渡し

書類は面接前に社員の方へ直接渡すことがほとんどです。事前にファイルから出しておき、折れないように注意しながらすぐに渡せるようにしておきます。渡す際は両手でお辞儀をしながら書類の向きに注意して、「よろしくお願いします」と伝えて下さい。

郵送

選考を行う前に書類を確認しておきたい企業は郵送での提出を求めます。その他にもエントリーシートの提出が郵送であれば、他の必要書類も併せて送ることもあります。ポイントは折れないようにクリアファイルに入れたまま、白の封筒で郵送することです。詳しい方法は下記の記事を参照してください。
ESや履歴書の【郵送方法】と【封筒の書き方】

書類が間に合わないときの対処法

選考時期が早いと提出が間に合わないことがある

大学の制度上、証明書をまだ発行できないということがあります。例えば大学で受診した健康診断証明書は有効期限が前年度末までということがあるため、そこから次の健康診断を受診するまでは証明書が発行できなくなってしまいます。多くの大学は日系企業の面接が増える直前の5月以降に健康診断証明書を発行する傾向があります。そのため5月前に提出が求められるとどうしても提出できません。こういった場合どうすべきか以下でご紹介します。

すぐに連絡すれば企業は待ってくれる

期限までに提出ができないことが分かったら、まずは電話で企業に連絡してください。企業は書類提出を前提として選考を行うので、それが遅れると迷惑が掛かってしまいます。電話では、書類が間に合わない理由といつまでに提出ができるかを伝えましょう。書類が間に合わないだけですぐに不合格になるということはありません。

健康診断書は病院や保健所でも発行できる

企業に提出が間に合わない旨を伝えると、遅くてもこの日までには提出してほしいと言われることがあります。その期限にも発行が間に合わない場合、健康診断書であれば病院や保健所で受診し、診断書を発行するという方法があります。健康診断にはいくつか種類があるため、企業にどのタイプを受診すべきか確認してください。大学であれば受診料はかかりませんが保健所は5千円程度、病院は1万円近くとかなり高額になるだけでなく、予約も必要になります。

書類提出で気を付けたいポイント

最新の書類か確認する

企業が書類提出を求める場合、発行から何か月以内と期限を決めていることがあります。成績証明書であれば、発行した時期が早すぎると最新の成績が反映されていない可能性があるため注意してください。

エントリーシートに記載したGPAやTOEICの点数が間違っていないか

エントリーシートにGDPやTOEICの点数を記載する際、正確なスコアを確認するのが面倒で適当な点数を登録する学生の方がいます。証明書に記載されている点数とあまりにズレていると虚偽申告と思われてしまうので注意してください。エントリーシートを提出する段階で正確な点数を記載するのはもちろんですが、もしエントリーシートを提出した後に間違いに気づいたのなら正直に企業に理由を報告しましょう。

書類に折り目や汚れがないか

エントリーシート同様、企業に提出する書類は非常に重要なので綺麗な状態で人事の方に渡せるようにしてください。折れたり汚れがついたりしないようクリアファイルに入れて保管しましょう。手渡しの場合はもしもの時に備えて複数枚用意しておくと安心です。特に卒業証明書と成績証明書は提出する機会が多いため、事前にまとめて発行しておくのがオススメです。ただし正式な書類なのでコピーすることは厳禁です。

就活における提出書類は事前の準備がカギ

就活が本格化すると卒業証明書と間違えて健康診断証明書を持ってきてしまったというミスが起こりやすくなります。選考本番で焦らないように、提出3日前を目安にどの書類が必要なのかあらかじめ確認しておきましょう。