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インターン選考や本選考で、エントリーシートや履歴書を郵送する際に困らないように「郵送方法」や「封筒の書き方」について紹介します。間違いやすいポイントや注意点について分かりやすく解説!封筒選びから窓口での提出まで、学生が迷いがちな点を記事にしました。

就活で封筒を使う場面

エントリーシートや履歴書を「郵送する場合」と「Webで提出する場合」

どんな就活生であっても、エントリーシートや履歴書を企業へ提出する機会は必ずあるでしょう。提出方法については企業の採用ページなどで確認できますが、企業から指定される方法は「封筒の郵送」と「Web上での提出」の2つに大別できます。年々、Web上での提出が増えてきていますが、封筒での郵送を指定する企業も一定数存在します。
例えば、日系の人気企業「カゴメ」や「東京急行電鉄」は毎年手書きのエントリーシートを郵送させることで有名です。自分がエントリーする企業が「封筒の郵送」と「Web上での提出」のどちらのパターンに当てはまるのかをしっかり確認しておきましょう。

封筒の選び方

では、実際に「封筒の郵送」を求められた場合、どのような封筒を選べばよいのでしょうか?企業指定の封筒が用意されている場合は、必ず用いるようにしましょう。説明会で配布される場合や取り寄せたパンフレットに同封されている場合などがあります。また、学校指定の封筒を用いるよう指示されることもあるようですが、こちらは大学の生協などで購入できます。


ただし、多くの場合は自分で封筒を用意する必要があります。まず、封筒の選び方ですが、「書類を折らずに入れられるサイズ」で「厚手の白い」封筒を使うようにしましょう。エントリーシートや履歴書は多くの場合がA4なので、封筒も角型A4もしくは角形2号(どちらも定形外)を選択するのが一般的です。また、茶色の封筒は弱く薄いものが多く、透けやすくなってしまうため避けた方が良いでしょう。白い封筒は文房具屋さんや100円ショップなどでも売っています。私の場合、就活解禁直後に駆け込んだ100円ショップで、封筒が品切れになっていて大慌てした事もあるので、事前に用意しておくことをお勧めします。

封筒への宛名の書き方(表)

封筒には基本的に手書きで記入します。字のうまさだけで判断されることはありませんが、受け取り手が読みやすいように、できるだけ丁寧に記入するようにしましょう。


⑴住所:住所は都道府県からビル名まで省略せず記入します。また、「丁目」「番」「号」と書くよう意識しましょう。住所が長い場合、ビル名等で改行しても問題ありませんが、不自然な改行にならないように注意しましょう。


⑵宛名:会社名は「株式会社」と書き、(株)のように省略しないようにしましょう。また、宛名を最も大きく書くことで全体のバランスが整います。部署名や担当者名で改行する際は、1文字分下げて書くようにします。また、企業や部署宛ての場合は「御中」、個人宛ての場合は「様」、採用担当者などに宛てる場合は「ご担当者様」と記入するようにしましょう。


例)レクミー株式会社 人事部 人事課 御中
例)レクミー株式会社 人事部 人事課 レクミー 花子様
例)レクミー株式会社 人事部 人事課 新卒採用ご担当者様


⑶「応募書類在中」の明記:送り先に封筒の中身を知らせるために「応募書類在中」と左下に記入します。赤いペンで記入するのが一般的で、記入後は定規を使って囲みましょう。あらかじめ印字してある封筒を用いてもよいでしょう。履歴書のみの場合は「履歴書在中」と書いて問題ありません。


⑷切手:できるだけ1枚で送るようにしましょう。複数枚の切手や記念切手などは使わず、120円切手など1枚の切手で済ませれば、受け取る側の印象にもつながります。郵送料の過不足がないよう窓口で確認してから送るようにするのが良いでしょう。

封筒への宛名の書き方(裏)

基本的には表面と同様、省略した表現などを避けるようにします。


⑴住所・差出人:封筒の中央線を挟んで、右側に住所、左側に差出人名を記入します。表面と同様に都道府県からビル名まで省略せず記入し、「丁目」「番」「号」を用います。改行に関しても表面と同様です。


⑵日付:左上には投函日を記入するようにします。万が一配送途中での遅れがあった場合でも、それを担当者に証明するための1つの手段になります。サインペンなどは雨でにじんでしまう可能性があるので、なるべく避けるようにしましょう。


⑶封:書類を入れて封をする際は、しっかり糊付けし、「〆」を記入します。「×」とは異なるので間違えないようにしましょう。

封筒の郵送方法

封筒に同封するもの

企業からの指定がない限り、「添え状」を同封し、「クリアファイル」ですべての書類を保護するようにします。書類だけで送付することは失礼にあたりますので、注意してください。添え状はA4もしくはB5で書類のサイズにあわせて作成しましょう。パソコンで作成しても構いませんが、名前は手書きで書くようにしましょう。横書きが一般的ですが、手書きの場合は縦書きでも構いません。

郵送の際の注意点

注意点①:速達ではなく普通郵便で出しましょう
速達で郵送すると締め切り期限直前に提出したと思われる可能性があります。期限内に届いていれば見てもらえないことはありませんが、締め切り期限直前に急いで記入した書類よりも、余裕をもって提出した書類のほうが、人事も余裕をもって読むことができます。
また、筆者の場合、締め切りギリギリになって企業の近くの郵便局にわざわざ足を運んだ経験がありました。締切日の管理(特に郵送の場合)は厳密に行うようにしましょう。個人的には、スケジュール帳などでは締切日の3日前に提出予定日を設定しておくのがおすすめです。


注意点②:郵送前に必ずコピーをとっておきましょう
面接などではエントリーシートに沿って質問されます。自分が何を書いたのか分からなくならないようにコピーを取っておきましょう。また、何らかのトラブルで送付先に届かなかった場合、コピーを作成していればその後の対応がスムーズになります。筆者の経験から、紙の書類であってもコピー機やスマートフォンでスキャンし、データ化しておくことをお勧めします。面接前の日などに自分の書いたことを改めて確認することで、自分自身の情報の整理をすることにもつながります。


注意点③:郵便局で出しましょう
封筒はポストに投函しても届きますが、なるべく郵便局の窓口から出すようにしましょう。ポストに投函した場合、郵送料金の不足に気づかない可能性があります。郵便物が届かなかったり、相手企業に不足分を負担させてしまうなどの迷惑をかけることになってしまいます。そのため、窓口で郵送物の重さを量ってもらうことで、無駄なトラブルを避けることが重要です。

ESや履歴書の郵送方法と封筒の書き方のまとめ

郵送で履歴書やエントリーシートを提出する際の「封筒の書き方」や「郵送方法」の解説でした。自分の書いた書類を企業に届けることも面接や試験と同じぐらい重要なことです。ポイントを押さえて、書類の中身で勝負できるようにしましょう。