就活では、エントリーシート（ES）をはじめ何かと文章で自分をアピールする場が多いもの。普段書き慣れていないタイプの文章を作っていると、本当に相手に伝わるのか不安になる人も少なくないでしょう。今回は相手に伝わる文章を書けるようになる、4つのステップをご紹介します。

相手に伝わる文章を書くための4つのステップ

ESは当然ながら、社会に出てからも取引先とのメールや社内チャット、提案書や企画書など様々な場で文章力は試されます。ここでは、プロの編集者も使っている4つのステップをご紹介します。

ステップ1 読み手を明確にする

まず文章を書く前に、誰にコレを読んでほしいのか？を考えましょう。人事担当なのか、最終面接で出てくる決裁者なのか、その読み手ごとに知りたいことや注意している点は違います。誰に読まれることを意識して書くべきなのかを明確にすることで、的を射た文章にすることができます。読み手が知りたいであろうことをあらかじめ書き出してみるのもいいかもしれません。

ステップ2 字数に合わせて構成を決める

文章を含め、他人に何かを伝える上で大切なのは、ダラダラとした内容にならないこと。緊張感のない文章は読む気を失わせてしまいます。お笑いの「フリ」と「オチ」や、物語の「起承転結」などのように、流れに緩急や抑揚を意識することが大切です。それらのひな型は調べれば数多く出てきますが、ESには文字数制限がありますから、分量に合った適切な構成を使い分けるようにしましょう。

ステップ3 一文を短くコンパクトにする

この記事を読んでいるほとんどの方はプロの執筆家ではないと思いますが、作家やライターのように文章に対して高い技術を持っていない場合、1文を短くすることが「伝わる文章」へのカギとなります。特に、普段書きなれていない自己PRなどは余計にとりとめのない文になりがちです。まずは、1文が100字以上にならないようにしてみましょう。インターネットで検索すると、添削のbefore＆afterが出てくるので、それを練習問題にしてみるのもおすすめです。

ステップ４ 他人に添削してもらう

ステップ１～３では、実際に文章を書く時のステップをご紹介しましたが、「他人に添削してもらう」ことの重要性をご説明します。もちろん、何回もセルフチェックしたり、そこで使えるテクニックも存在します。しかし、どこまでいっても自分の文章ですから、客観的にそれを読むのには限界があるもの。さらには、ESは自分自身のことを自分の言葉で書かなくてはなりませんから、より客観性を保つのが難しくなります。ぜひ、信頼できる友人や先輩に目を通してもらい、フィードバックをもらってください。

サイクルをくり返し精度を上げよう

ステップ４で他人からの添削をもらえたら、そのアドバイスを基にステップ１～３を繰り返しましょう。その過程で読み手視点や構成、文をアップデートしていくうちに、格段に精度の高く伝わりやすいESになっているはずです。また冒頭でも述べましたが、今回ご紹介した方法は社会に出てからも多分に使えるテクニックです。ビジネスパーソンとして大きく活躍していくためにぜひ今からトライしてみてください。

YouTubeで動画も公開中

相手に伝わる文章の書き方について、レクミーおじさんが詳しく解説している動画は、YouTubeでも公開中です。YouTubeでは記事には載せきれなかった貴重な話も聞けるので、ぜひYouTubeもチェックしてみてください。
▼【文章書くの苦手】相手に伝わる文章かけてますか？