就活のときは、内定を複数獲得できると、舞い上がるほどうれしかったものです。ですが、内定辞退をしないといけなくなると、「どうしたらいいのか分からない」、「怒られたらどうしよう」と不安になる人多いのではないでしょうか。
電話、メール、手紙、はたまた代行サービスなど内定辞退の方法は色々あります。ですが、一番円満に終わる断り方とは一体どれなのでしょう？今回はそんな疑問にお答えします。

内定辞退の方法

電話

人事部に直接電話して、内定辞退を報告する方法です。
すぐに内定辞退を伝えることができます。ですが、人事部から、なぜ内定辞退をするのか詰問されたり、内定辞退を責められた際に、その理由をその場で伝える必要があるため、事前の準備が必須になります。

メール

内定辞退の旨を、メールで報告する人も多いです。電話と比べると、人事部にすぐ伝わらない、メールが気づかれないというリスクがある一方で、テンプレートをコピーして、自分なりの謝罪、お礼の言葉を付け加えるだけで内定辞退できるというメリットもあります。
ですが、メールを送った後に企業から電話がかかってくることが多いようなので、メールだけで内定辞退が済むとは限らないことを肝に銘じておきましょう。

手紙

手紙は最も手間がかかるため、一見最も丁寧に思えます。しかし、企業側としては「内定辞退を把握するのが遅れる」、「ペーパーレス化が進んでいるため、手紙の処理に困る」などの理由で不評のようです。

代行サービス

弁護士などの第三者にお願いして、代わりに内定辞退を企業に伝えてもらうサービスです。費用は2万円ほどかかりますが、全てをお任せすることができるので、就活生の精神的な負担は一番ない方法と言えます。相談自体は無料でできるので、内定辞退で切羽詰まっている時は利用を検討してみるといいでしょう。

企業にとって、好ましい内定辞退とは？

ここまで、４つの方法を紹介してきましたが、企業側としてはどの方法が一番好ましいのでしょうか？

早めの内定辞退がベスト

1人、内定辞退があると、企業はその穴埋めをする必要が出てきます。早めに内定辞退の連絡があると、企業はすぐに対応ができるため、内定辞退をすぐした就活生への印象は良くなると思われます。
法律上は入社日の2週間前までに辞退連絡をすればよいことになっています。ですが、早ければ早いほど、内定辞退は円満に済むので、内定辞退は早めにすることを意識しておくとよいです。

電話ですぐ伝えるのが一番

早めの内定辞退が円満のコツとお伝えしましたが、先ほど挙げた4つの中では、電話が一番すぐに企業に内定辞退が伝わるのでオススメということができるでしょう。
しかし、電話は事前の準備をしっかりしていないと、企業から詰問されたときに困るため、以下であげることに気をつけながら準備を進めてください。

電話で内定辞退をするために

内定辞退の理由・内定先は伝えた方がいい

内定辞退を伝えた際に、内定辞退をする理由、最終的にどこの企業に行くのか聞かれることが多いです。実のところ、「検討の結果、辞退させて頂きたいと思っています」など大雑把な理由での辞退で十分ですし、最終的にどこの企業に行くのか伝えなくても大丈夫です。
しかし、企業側としては、来年度以降の採用戦略を改善したり、同業他社との差別化をどうするのか確認したいという思いから上記の質問をしています。そのため、この質問に答えたほうが企業からの印象は良くなり、円満な内定辞退に繋がると言えるでしょう。
一部の都市伝説で言われているような、「内定先の企業に連絡されて、内定を消された」という事態は起きることはないため、辞退理由、内定先を伝えても問題ありません。もし脅された場合は大学のキャリアセンターに相談しましょう。

電話での受け答え方ー例文付き

電話での受け答え方を例文付きで紹介していきます。電話する前に一読してみて下さい。
学生：「お世話になっております。内定の通知を頂きました〇〇大学の◯◯です。お伝えしたいことがあるため、人事部の方にお繋ぎ頂きたいのですが、よろしいでしょうか？」
企業：「少々お待ちください。」
人事部：「お待たせしました。人事部の◯◯です。いかがなさいましたか？」
学生：「先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、検討の結果、この度は御社より頂いた内定を辞退したいと思い、連絡いたしました。」
人事部：「そうでしたか。非常に残念です。よろしければ、内定先の企業名と辞退理由をお聞きしてもいいですか？」
学生：「はい、最終的に◯◯社の内定を承諾しました。◯◯社の内定を承諾するに至った理由として、◯◯が挙げられます。」
※ポイント：内定辞退の理由
「給料が悪いから」、「待遇が内定先の方がいいから」などのネガティブな理由ではなく、「自身の就活軸に立ち返った結果」などポジティブな理由を伝えるようにしましょう。
人事部：「辞退理由を教えていただき、ありがとうございました。」
学生：「これまで面接のために、たくさんのお時間を割いていただき、ありがとうございました。この度は、御社に大変ご迷惑をおかけすることになってしまい、誠に申し訳ございません。失礼いたします。」

どうしても電話で内定辞退をしたくないときは？

電話がベストだと言われても、電話はどうしてもしたくない、自信がないという人いると思います。そういった場合はどうしたらいいのでしょうか？

メールでも可

メールでの連絡をするとよいでしょう。メールでの連絡の場合は、企業からの返信が来たかしっかり確認するようにします。メールで連絡して済めばいいのですが、メールを送った後に企業から電話で連絡がくることが多いので、メールで済めばラッキーという気持ちで対応したほうがいいでしょう。
以下に、例文を紹介するので、これを参考にメールを作成してみて下さい。
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学・名前）
本文：
◯◯株式会社　人事部
◯◯様（担当者の名前が分かる場合）
お世話になっております。内定の通知を頂きました、◯◯大学の◯◯です。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなご連絡を頂きながら、誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
エントリーシートに目を通していただき、面接でのご対応をしていただくなど、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、貴社にご迷惑をおかけする結果になってしまい、申し訳ございません。
メールでのご連絡となりますことを、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
◯◯大学〇〇学部
◯◯

手紙は出さなくてもいい

手紙での連絡は、タイムラグができますし、企業側も対応が遅れてしまうため、避けたほうがいいです。就活生側も、企業側も無駄な労力をかけてしまうので、手紙での連絡はしないようにしましょう。

気持ちよく、内定辞退をするために

内定辞退を円満に行うための方法を紹介していきましたが、いかがでしたか？
企業側としては、内定辞退は早めにしてもらった方が助かります。そのため、企業からの印象を良くするためには、最も早く内定辞退を伝えることができる電話がベストな方法になります。例文を参考