インターン選考を通過したものの、スケジュールが重なってしまい辞退を検討している方も多いのではないでしょうか。
本記事では、インターンを辞退する際の注意点や連絡方法を詳しく解説します。
電話とメールのどちらで連絡すべきか、辞退するタイミングはいつが適切か、本選考への影響はどの程度あるのかといった疑問に、ひとつひとつ答えていきます。
インターンの辞退は本選考に影響するのか
辞退そのものは問題ない
結論から言うと、適切な手段で連絡すれば、インターンの辞退は問題ありません。
体調不良や学校・部活の予定との重複、他社インターンとの日程が被るなど、辞退せざるを得ない事情はさまざまです。
しっかりと事情を説明できれば、本選考の評価に悪影響を与えることも基本的にはありません。
企業の人事担当者も、一定数の不参加者が出ることは想定しています。
ビジネスの場でも急な予定変更はつきものだからです。
ただし、辞退連絡の方法や態度が悪ければ、マイナスの印象を与えかねません。
選考に時間とコストをかけてくれた企業に対して、誠意ある対応を心がけることが大切です。
インターンを辞退することで失うもの
辞退そのものが選考に直接影響することは少ないですが、別の観点から考えると、失うものがあることも事実です。
インターンは企業の業務や社風を肌で感じられる貴重な機会です。
参加者と比べると、「企業理解」の深さで差がつく可能性があります。
また、インターン参加者を対象にした特別選考ルートや限定イベントを設けている企業も増えています。
辞退することで、こうした機会を逃すことになるかもしれません。
連絡する前に、本当に辞退が必要かどうか、もう一度立ち止まって考えてみましょう。
インターン辞退の適切なタイミングと方法
辞退は早ければ早いほどよい
インターンの辞退連絡は、決断したらできるだけ早く行うことが重要です。
企業はインターン選考においても、通過者の枠数を設定しています。
辞退者が出た場合、その分だけ追加合格者を選ぶ必要があるため、連絡が遅くなるほど企業にも他の学生にも迷惑がかかります。
これはインターンシップに限らず、本選考でも同様です。
「やっぱり辞退しよう」と決めた瞬間に、すぐ行動することを意識してください。
電話とメール、どちらで連絡すべきか
辞退の連絡手段として、基本的には電話が望ましいとされています。
メールは見落とされたり、送信済みにもかかわらず相手に届いていないというトラブルが起きやすいためです。
電話のほうが確実に意思を伝えられ、誠意も伝わりやすいというメリットがあります。
ただし、担当者が不在で繋がらない場合や、どうしても営業時間外に連絡しなければならない場合は、メールでも問題ありません。
状況に応じて使い分けるようにしましょう。
メールを送ったあとに返信がない場合
メールで辞退連絡をした場合、企業からの返信に時間がかかることもあります。
返信がなく不安を感じたときは、電話で確認するのが確実です。
その際、「〇月〇日の〇時頃に辞退の旨をメールでお送りしました」と送信日時を伝えると、担当者にスムーズに取り次いでもらえます。
他社のインターンと日程が重なった場合
複数のインターンにエントリーしていると、日程が重複してしまうことも珍しくありません。
そのような場合、辞退の連絡をする際に「他社と比較している」ことを伝える必要はありません。
インターンの時点で第一志望でないことが伝わると、本選考での評価に影響しかねないからです。
理由については「諸事情により」「予定が重なってしまい」など、シンプルな表現で伝えるのが無難です。
インターン辞退の例文
電話で辞退する場合
まず受付で担当者への取次ぎを依頼します。
「お忙しいところ失礼します。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇月〇日のインターンシップの件でお電話いたしました。新卒採用ご担当の〇〇様にお取次ぎをお願いできますでしょうか。」
※担当者名がわからない場合は「新卒採用のご担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか」と伝えます。
担当者に繋いでもらったら、次のように話します。
「お忙しいところ失礼します。〇〇大学の〇〇と申します。本日はインターンシップの件でご連絡させていただいたのですが、ただいま少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。」
時間をいただけた場合は、以下のように続けます。
「ありがとうございます。先日はインターンシップのご案内をいただきましてありがとうございました。〇月〇日のインターンシップに参加予定でしたが、諸事情により参加できなくなってしまいました。せっかく貴重な機会をいただいていたにもかかわらず、このようなご連絡になり、大変申し訳ありません。」
最後は丁寧に締めくくります。
「この度はお手数をおかけして申し訳ありませんでした。ご丁寧な対応をいただき、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」
メールで辞退する場合
件名・本文ともに、以下の構成を参考にしてください。
件名：〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡【〇〇大学／〇〇 〇〇】
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇です。
この度、〇月〇日に参加予定のインターンシップですが、〇〇の都合により日程の調整がつかなくなりましたため、誠に勝手ながら辞退させていただくことにしました。
貴重な機会をいただいていたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを、深くお詫び申し上げます。
また、本来であれば直接ご連絡すべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇 〇〇
連絡先：xxx-xxxx-xxxx
メール：xxxx@xxxx.ac.jp
インターン辞退に関するまとめ
インターンを辞退すること自体が、本選考に直接悪影響を与えることは基本的にありません。
ただし、辞退しないことが大前提であり、参加することで得られる企業理解や特別選考の機会を失う可能性は十分にあります。
どうしても辞退せざるを得ない場合は、できるだけ早く、誠実な方法で連絡することが最も重要です。
本記事のポイントを参考に、相手企業への敬意を忘れない対応を心がけてください。