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就活メールにおける署名の基本
就活メールにおける署名の基本

就活生は連絡手段としてメールを使用することも多いと思います。皆さんはメールの末尾に「署名」を入れていますか。企業や社員の方から届くメールの末尾を見てみましょう。名前や企業名、部署、連絡先などが書いてありますよね。この記事では、押さえるべき署名の基本と注意点、参考にしてもらいたいテンプレート、さらには他に押さえるべきメールマナーについても紹介します。

署名の基本と注意点

メールの署名は基本中の基本

メールの末尾に付ける署名は、署名はメールが誰から来たものなのか、一目で分かるようにするためのものです。メールマナーの一つであり、ビジネスの世界では基本中の基本です。社会人のメールで署名の無いものはほとんど見かけません。就活は社会人の第一歩です。就活で送るメールには必ず署名を付けるようにしましょう。

署名に盛り込む内容

メールの署名には以下の内容を入れるのが基本です。
①氏名(ふりがな・外資であれば代わりに英語表記)
②所属(大学・学部・学科・学年)
③連絡先(メールアドレス・携帯電話番号・自宅電話番号)
④郵便番号・住所

郵便番号・住所・自宅電話番号は必須ではない

社会人として、郵便番号や住所、自宅電話番号は署名に盛り込むのが基本ですが、就活生においては必須ではありません。就活では、郵送でのやり取りや自宅への電話はほとんどないからです。もちろん、書くに越したことはありませんが、抵抗があるという人は省略しても問題ありません。

部活・サークル・ゼミを書かない

署名に所属している部活やサークル、ゼミの名前は書かないようにしましょう。もちろん部活やサークルも所属先の一つですが、情報が多すぎるとかえって分かりづらくなります。提出するエントリーシートにそれぞれ書く欄が設けられているので、そちらに書くだけで十分です。

デフォルトとして設定すると便利

署名をメールを送るごとに毎回作成するのは非常に面倒ですが、どのメールにも、署名を自動的に挿入する機能が付いています。署名はデフォルトとして設定しておくことを強くおすすめします。

進級のタイミングに注意

署名には現在の学年を書きますが、進級するタイミングで、署名でも学年を変更することを忘れないようにしましょう。4年制の大学であれば、3年の3月に広報が解禁し、4年の6月に面接が解禁されるので、進級のタイミングを挟むことになります。デフォルト設定していると、自動で署名が入るので特に注意が必要です。

罫線があると分かりやすい

メールの本文と署名の区別が一目で分かるようにするために、署名に罫線を付けると良いでしょう。必須ではありませんが、罫線を付けるだけで非常に分かりやすくなります。

署名のテンプレート

署名例①

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レクミー太郎(れくみー たろう)
◯◯大学経済学部経済学科3年
メール:recme@ooooo.com
携帯TEL:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
自宅TEL:〇〇〇〇-〇〇‐〇〇〇〇
〒〇〇〇‐〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇5-5-5
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

署名②

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◯◯大学経済学部経済学科3年
レクミー太郎(Taro Tanaka)
mail:recme@ooooo.com
TEL(携帯):090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
TEL(自宅):〇〇〇〇-〇〇‐〇〇〇〇
〒〇〇〇‐〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇5-5-5
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

署名例③(省略ver.)

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レクミー太郎(れくみー たろう)
◯◯大学経済学部経済学科3年
mail:recme@〇〇〇〇.com
mobile:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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就活生が押さえるべき他のメールマナー

件名を入れる

メールの内容は一目で分かるように、件名を入れるようにしましょう。企業・社会人は1日に非常に多くのメールを受信します。件名を見て、誰からのどのようなメールなのか分かるような件名を付けることを心がけましょう。
(例)OB訪問のお願い(〇〇大学のレクミー太郎です)

宛名を入れる

宛名は、メールの本文の最初に入れるものです。誰に宛てたメールなのか示すために書くものです。企業名を書く際は、①「株式会社」などを省略しないこと、②「株式会社」を(株)としないこと、③個人宛ての場合「様」、企業の部署など宛ての場合「御中」を付けることに注意しましょう。
(例1)
〇〇株式会社
資源開発部 金属グループ
〇〇 様
(例2)
一般社団法人〇〇
人事部 採用担当 御中

就活で使うメールアドレスは?

就活で使うメールアドレスは、「大学専用のアドレス」が無難です。フォーマルな印象を与えられ、信頼性も高いです。しかし、あくまでも「無難」というだけで、Gmailなどのフリーメールでも特に問題はありません。以下の記事で、メールアドレスについて詳しく解説しているので参照してみてください。
www.recme.jp/media/201812165823

メールマナーは社会人になってからも必要

この記事では、署名をはじめとした、メールにおいて押さえるべきポイントを解説しました。メールマナーができていないと、企業側には「できない人」「マナーがなっていない」「社会人準備が足りない」と思わせてしまうかもしれません。就活は社会人への第一歩です。この記事で紹介したテンプレートを参考に、自分自身の署名を作成し、他のメールマナーも押さえ、社会人の一歩を踏み出しましょう。