最低限の電話マナー総特集
最低限の電話マナー総特集

説明会や面接に遅刻・欠席する際、もしくは社員さんに直接OB訪問の連絡を入れる際には電話でのやり取りは必須です。電話をかけるベストな時間帯、用件を伝えるマナー、電話の受け方をお教えします。くれぐれも失礼のないよう入念に予習しましょう!

電話をかけていい時間帯

イベントや選考への遅刻・欠席の際は早急に連絡を済ませるべきですが、OB訪問の予約など緊急を要さない場合は電話をする時間帯を選びましょう。かけると迷惑になる(繋がらない)時間帯は以下のケースが考えられます。

月曜日の朝は忙しい

1週間の始まりは、金曜日の就業後~日曜日までに溜まった連絡の応対に追われることが多いです。通常業務に比べ優先度が高くない電話で相手の時間を割いてしまうのは迷惑になる恐れがあります。

昼休みは休みたい

OB・OG訪問で社員さんに直接連絡する際は要注意です。社会人でも昼休みくらいはゆっくり休憩したいものです。確かにゆとりのある時間帯ではありますが、業務用の携帯電話には応答してもらえない可能性があります。

終業以降は居ない

当然ですが、終業時刻を過ぎて電話しても受付には繋がりませんし、社員さんも残業中でない限り電話に出てもらえないでしょう。

電話をかける前に

電話をかけスムーズにやり取りをするために、かける前にも準備が必要です。

電波が届く静かな場所でかける

一番大切なのは電話をかける場所です。多忙な就職活動の合間を縫って電話を済ませたい気持ちも分かりますが、駅のホームなどで電話をかけてはいけません。自分ではさほどうるさくないと感じるアナウンスなどの環境音は、受け手の電話では想像以上に騒がしく聞こえますので迷惑となってしまいます。電車の中はもってのほかでマナー違反です。
自宅や公園など他の人の迷惑にならず、なおかつ電波が良い場所を選びましょう。

メモの用意

そして、面接日程など注意事項の伝達および日程調整などが予想される場合は、紙のメモを用意しましょう。スマートフォンは通話に使っているので勿論メモには使えません。普段から些細なメモはスマホに残すという方は要注意です。

姿勢を正す

メモの用意をしたら、しっかりと椅子に座り腰を据えて電話をかけましょう。相手に姿が見えないから・自宅にいるからといって布団の上で電話をかけようものなら、発声の雰囲気や声色からその姿勢や態度が受話器越しにも伝わってしまうものです。相手が目の前にいるつもりで背筋を伸ばし、ハキハキと話すことを心掛けましょう。

電話をかけるとき

電話をかける前準備にも意外と時間がかかってしまいますね。いざ用件を伝えましょう!

まずは名乗り、話す相手を呼ぶ

ただしいきなり本題に入る前に挨拶をし、必ず大学・名前・電話の用件(+受付に電話した場合は誰に電話を取り次いでほしいか)をこちらから伝えましょう。また、初めて電話する際の挨拶は「突然のお電話失礼いたします」といった言葉に変えれると好印象です。実際の例を見てみましょう。

【例】こちらから電話をかけるとき

お忙しいところ失礼いたします。(ほか:お世話になっております。など)9私、レクミー大学の田中太郎と申します。来週◯日の新卒採用の選考会についてお伺いしたくお電話いたしました。(人事部の)ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。

本人が不在の場合

また、取り次いでほしい担当者がいないことも十分考えられます。その際、企業側からかけ直してくれるように話を進めてくることがありますが、できるだけ自分からかけ直しましょう。担当者がいつ頃戻るかを伺い、「その時間に改めてこちらからお電話差し上げます」と伝えて通話を終了しましょう。

電話を受けるとき

一方、企業側から突然電話を受けることもしばしば。非通知や050から始まる番号からの着信でも慌てず対応しましょう。その際に気を付けたいのは以下の三点です。

3コール以内に応答する

社会に出てからは、「電話が鳴ってから3コール以内に出ましょう」と言われることもありますが、つまり「相手が電話をかけてから待たせすぎてはいけないので素早く電話を受け取ろう」ということです。20~30秒ほど待たせてしまった場合は、電話に出る際にまずは一言「お待たせしております。レクミー大学の田中です。」と添えて相手に陳謝しましょう。

「もしもし」は言わなくて良い

素早く電話を受け取れたとしても、「もしもし」はNGワードです。日常生活でよく使う言葉ですが、実は「もしもし」は「申し上げます、申し上げます」の略語だと言われておりビジネスにはふさわしくない言葉だとされています。

メモの準備をさせてもらう

こちらから電話をする際と異なり、突然の電話をすぐ受け取っているので手元にはメモがありません。ほとんどの場合は、相手方から「ただいま数分ほどお時間頂戴してよろしいでしょうか」という確認を事前にとってくれるのでこのタイミングでメモを用意しましょう。もしも本題に入ってしまいそうだったら断りを入れてメモの準備をさせてもらいましょう。

会話ができない状況のときは

電話を受け取ったものの静かな場所にいない、電話のやり取りができるほどの時間を確保できないという場合も十分に考えられます。そうした場合もこちらから改めてかけ直すと伝えましょう。数分後もしくは違う時間を指定して電話を改めてかけても構わないかと提案しましょう。

目の前にいる相手をイメージして

前述のとおり、たとえ会話が電話越しでも目の前に相手がいるような丁寧な言葉遣いや態度を心掛けましょう。表情が伝わらないからこそ、礼儀正しい挨拶や声の調子が相手に与える印象の大部分を占めます。これは電話を発信するときも受け取るときも変わりません。失礼がないようスムーズに電話のやり取りができるようになりましょう。