就活をしているとこれまでの大学生活で経験してこなかった出来事やルールによって気疲れしてしまうことも多いようです。しかし基本に立ち返って「人として」のコミュニケーションマナーを守ることで気疲れしにくくなります。この記事では基本マナーの1つである「ホウレンソウ」を改めて考察します！

「ホウレンソウ」とは

「報告「連絡」「相談」の3つのワードの語呂合わせで、ビジネスにおけるコミュニケーションマナーの基礎として活用されています。ビジネスに関わる機会のあまりない学生も体育会・部活などでは、すでに「ホウレンソウ」を意識的に行っている人も多いのではないでしょうか。しかし、普段あまり意識する機会のない人も少し意識すると、就職活動をスムーズに進めることができるかもしれないので定義から確認していきましょう。

「報告」のホウ

物事が完了したことや、結果、状況、進捗を伝えることが「報告」です。報告の目的は、事実や結果、状況を組織の人たちで共有し、次の意思決定の材料にすることです。
誰かと一緒に何かをするとき、作業や活動の進捗を共有するコミュニケーションであることから合理的に仕事を進めていく手助けになるでしょう。一般に、定期的に決められた範囲内での事実や次の行動に関する意志を伝える義務的なコミュニケーションです。

「連絡」のレン

「連絡」のコミュニケーションとは、予定や純粋なインフォーメーションを伝えることです。例えば、予定に遅刻してしまいそうな状況でそのことを伝えるのは「連絡」です。意志や気持ちとは別に事実ベースでの情報を伝えることが大切です。報告と非常に似ていますが、「連絡」とは一般的に臨機応変に現在進行、または未来に関する情報をつたえる自発的なコミュニケーションであると言えるでしょう。

「相談」のソウ

上記の2つとは異なり、分からないことがあったり意思決定に迷った際に周りの人に意見やアドバイスをもらうことが「相談」です。つまり上記2つは「伝える」コミュニケーションですが「相談」は「聞く」コミュニケーションという違いがあります。「相談」したことをもとに意思決定を行ったり、作業を効率よく進めることが目的です。自発的なコミュニケーションと言えるでしょう。

ホウレンソウのHOW TO

ホウレンソウの定義については上記の通りですが、具体的にどのように実践していけばよいでしょうか。ホウレンソウの伝え方とタイミング・伝えるポイントを紹介します。

伝えるツール

伝える方法としては口頭・電話・メール・手紙などの手段が挙げられます。それぞれの特徴から伝えたい情報によって使い分けることが重要です。
【口頭・電話の特徴】
早い・簡単・伝えた内容をそのまま残しておくことがむずかしい・情報量はそこまで多くない
【メールや手紙などの紙媒体の特徴】
時間がかかる・手間がかかる場合もある・多くの情報を手元に残しておくことができる
上記ののような違いがあります。したがって緊急の遅刻連絡などは電話で伝えるほうが望ましいですが、就職先の報告や作業の進捗状況をチームで共有する際には手元に情報が残るメールや紙媒体がより適切です。このように伝える内容と目的に合わせ、ツールも抜かりなく工夫することが大切です。

伝えるときのポイント

「報告・連絡・相談」をする際の表現も工夫する必要があります。「報告・連絡・相談」をする目的はチームでの活動をより効果的に進行させ、一人でやるよりも良いパフォーマンスをするためです。この目的に沿うような伝達が出来ていなければ意味を成さない可能性があります。ではこの目的に沿う伝達はどのようなものでしょうか。
それは事実ベースに結果→原因の順で話すということです。そうすることで簡潔に分かりやすく伝えることができます。また、この時重視すべきはなぜ報告するのか、報告するとチームの動き方はどのように変わるのか、いつどんな情報が共有されていることが良いのか、ということです。

ホウレンソウの実践

「報告・連絡・相談」の定義、伝えるツールと、伝え方のポイントを紹介しましたが、実際の学生生活においてどのように意識的に「ホウレンソウ」を心掛けていくのか、意外と難しいですよね。そこで、就職活動というシチュエーション、学生生活内での「ホウレンソウ」を解説します。

就職活動

就職活動はビジネスシーンとほとんど変わらないため、実践しやすい環境です。説明会や選考でのコミュニケーションでは信頼できる人間だとわかってもらうために「ホウレンソウ」を徹底することは有効な手段です。事実、筆者も内定先の人事の方と話した際に「ホウレンソウ」が迅速に行える点を評価して貰うことができました。
意識的に報告・連絡・相談するシチュエーションとしては、面接日程の調整やOB訪問などの企業の方とのコンタクトを取るときなどです。こうした場面で連絡や相談を優先して迅速に行う事が非常に重要です。
企業に所属してからも必然的に必要になるマナー、信頼関係の基礎になるそうなので、今のうちからできることをぜひアピールしましょう。1つのアピール方法としては電話やメールでは最低でも24時間以内に返答することなど挙げられます。

基本を忘れずに

「報告・連絡・相談」という基本的なコミュニケーションのルールについて定義から実践シチュエーションまで紹介しました。「ホウレンソウ」をなぜしなければならないのか、そうしたコミュニケーションがチーム内においても相手との信頼関係の構築においても、どのように影響を与えるのかを自分なりに考えながら工夫して情報を発信・共有していくことが大切です。三人寄れば文殊の知恵ということわざがあるように、「ホウレンソウ」を通してコミュニケーションを取りながら、チームでパフォーマンスを向上していくことは一人で作業を進めることの何倍も成果を出すことができますのでぜひ意識してみてください。