就活においてパソコンやスマートフォンなどのIT機器は、必須のアイテムです。こうしたIT機器は社会人になってからも必ずといってよいほど使用します。パソコンやスマートフォンを使いこなすことで業務は大幅に効率化されますし、こうしたスキルは就活中に身につけることが可能です。今回は人事がオススメするIT機器の効率的な使い方についてご紹介します。

就活中に身につけておきたいIT機器の4つの使い方！

パソコンやスマートフォンを賢く使うことで、アウトプットには大きな差が出てきます。まずはパソコンの電源のON/OFF、辞書登録、デスクトップの使い方、データの置き場所の4つのポイントについてご説明しましょう。

パソコンの電源は切らない！

パソコンの電源は落とした方がよいのではないかと考えている学生も多いでしょう。たしかにハードウェアには寿命があり、使用し続けることで寿命が縮まるのは確かです。しかし現在のパソコンはそうなる前に買い替え時期を迎えるため、電源を付けっぱなしにしていることで実害を被る可能性はほとんどないといえます。では何のためにパソコンの電源を切らないでおくか。それは、起動にかかる時間を無駄にしないためです。パソコンを立ち上げるには通常30秒から1分程度の時間を要します。わずかな時間に思えるかもしれませんが、ロングスパンで考えると膨大な時間になることを覚えておきましょう。パソコンはいつでもどこでも、すぐに使えるようにしておくことが大切です。社会人にとっては武器の一つのようなものですから、すぐに作業に取り掛かれるように備えておきましょう。

辞書登録をしておこう！

社会人になると1日に何通ものメールをやりとりすることになります。メールの冒頭は「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。」など型が決まっているので、こちらを毎回のように打ち込んでいては効率がよくありません。よく使用する単語を辞書登録しておくことで、メールなどのレスポンスを速め効率化を図ることができます。頻繁に使用する単語の例としては「ありがとうございます」「ご確認ください」「よろしくお願いいたします」などが挙げられるでしょう。それぞれ「あ」「ご」「よ」と打ち込むだけでよいので、いくらタイピングに自信がある方でも辞書登録のスピードには敵いません。たかだか1通のメールと思うかもしれませんが、こちらも積み重ねれば膨大な時間になるのは明白です。頻繁に使用する単語は、社会人生活のなかで段々わかってきますので、その都度登録をしてください。

デスクトップは綺麗かつシンプルに！

デスクトップにファイルが散乱していては、必要なデータになかなかたどり着けず時間を無駄にしてしまいます。日々やりとりしたり閲覧したりするファイルの数は膨大です。そのため毎日のようにきちんと整理していかなければ、デスクトップはあっという間にアイコンで覆い尽くされてしまうでしょう。理想はよく使用するファイルを5つ以内に収めることです。それ以上のアイコンがある場合は、優先順位が低いものから削除したり移動したりしてデスクトップを整えましょう。仕事ができる優秀な方は総じてデスクトップが整頓されています。ゴミ箱とよくアクセスするファイルのショートカットがいくつかあるぐらいで、無駄なファイルは別の場所に格納されているのです。日々デスクトップの状態を綺麗にしておけるように、セルフチェックを怠らないようにしましょう。

データはクラウドに置こう！

スマートフォンやタブレットの普及により、パソコンがなければインターネットにアクセスできないということはなくなりました。ローカルにデータを保管していては、パソコンが取り出せない場所ではすぐに確認することができません。近年ではWi-Fiにつながらないような場所はほとんどありません。データをクラウドに置いておくことで、いつでもどこでも内容を確認できますし、そのままスマートフォンやタブレットで返信することも可能です。またパソコンとタブレットのそれぞれに違った内容のデータをローカルに保存していては、パソコンとタブレットの両方を持ち運ばなければいけません。スマートフォン1つで済むことにもかかわらず、膨大な荷物を持ち運ぶのは非効率だといえるでしょう。

IT機器を適材適所で使いこなそう！

業務上使用する端末にはパソコン、タブレット、スマートフォンなどがありますが、スマートフォン1つあれば事足りることも多いです。資料の確認、連絡に対する回答などはスマートフォンで完結するため、わざわざパソコンを持ち歩いたり立ち上げたりする必要はありません。パソコンは長文を打ちこんだり、資料を作成したり、細かなエクセルの表を大画面で確認しながら入力する作業などに向いています。IT機器にはそれぞれが最大限に力を発揮する場面がありますので、状況に応じて使い分ける意識を持っておきましょう。スマートフォンを中心にして仕事を進めるようにしたからといって生産性が下がるということはありません。積極的にITツールに触れることで、適材適所の使用ができるはずです。またこうしたIT機器は目まぐるしく変化していきます。そうした変化にも柔軟に対応し最新の情報をキャッチしながら、適切な使用方法を探ってみてください。

まとめ

パソコンをはじめとするIT機器は使い方一つで大きな時間短縮を実現します。IT機器の使い方はこれからもますます進化していくことでしょう。そうしたときに今までのやり方に固執せずに、最善と思われる使用方法を模索してみてください。就活の段階でこうしたスキルを身につけて、社会人としてよりよいスタートを切れるように準備しておきましょう。

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