皆さんも、就活中はPCやスマートフォン（スマホ）などのITツールを多分に使っているでしょう。普段、学業でも様々なパソコンスキルを駆使していることと思いますが、就活が終わった後もビジネスパーソンとしてITツールとはより深く付き合っていかなくてはなりません。今回は就活でももちろん、就職後に生産性の高いビジネスパーソンとして活躍するための4つのテクニックをお伝えします。

ITツールはビジネス侍の刀である

就活を無事に終え、いざビジネスパーソンとしての歩みが始まるとき、ITツールを効率的に使いこなせずにいては出鼻をくじかれてしまいます。社会で活躍するビジネスパーソンを侍に例えれば、PCやスマホは最大の武器である刀や槍となります。これをいかに効率的、効果的に賢く使うかによって、アウトプットには大きな差が出てきます。今回はその中でも、基本的な4つのスキルについてご紹介します。

①パソコンの電源は切るべからず

「え？でも説明書には電源を切るように書いてあるし…」と思われた方も多いかもしれません。確かに、パソコンの動作が重くなったりした時に一度電源を落とすのは効果的です。しかし、今回は“ビジネスパーソンとしての心得“という観点から述べたいと思います。
　
なぜ電源を切ってはいけないのか、それは、仕事を始めるときにPCの起動を待つ30～60秒、この時間が非常に無駄であることにあります。仕事中は常に戦場です。いざ闘いが始まった時に武器であるPCが起動するまで「ちょ、ちょっと待ってください」とうわけにはいきません。近年のPCは耐久性が非常に向上しています。たった30秒と思われるかもしれませんが、ロングスパンで考えれば生産性にどれだけの影響を与えるかは明白です。

②辞書登録を最大限活用するべし

ビジネスでは常に、社内外問わず主にメールなどのテキストでのやり取りが伴います。ビジネスメールでは、「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。」のように、いつも使う定型文というのがあります。それをいちいち一文字ずつキーボードで入力するのは非効率といえるでしょう。
　
『「お」お世話になります』『「ご」ご確認よろしくおねがいします。』『「あ」ありがとうございます。』など、何百回何千回と使うフレーズはユーザー辞書登録しておきましょう。慣れてくれば、5行ほどのテンプレメールであれば4文字ほど入力するだけでほぼ返せるようになります。どれだけタイピングが早かったとしても、一文字打てば入力できる人とは差は歴然です。ITツールは皆さんの武器ですから、自分になじませていくようにしましょう。

③デスクトップは常にシンプルにするべし

PCを開いたときに最初に目につくデスクトップ画面、ここに大量のアイコンがある方はいないでしょうか。元P&Gジャパン採用/研修統括マネージャーとして数多くのビジネスパーソンを見てきたレクミーおじさんは、「デスクトップが散らかっていて仕事ができる人は見たことがない」といいます。勉強机や作業机と同じように、ファイルや道具が机の上に山積になっていては、どこに何があるのか把握しきれません。
　
皆さんが仕事で日々やり取りするファイルは何百何千にも上ります。それをデスクトップだけで管理できるとは絶対に考えないでください。今ご自分のPCを確認して、デスクトップにアイコンが５つ以上ある人は優先順位の低いものからフォルダに収納するクセを付けましょう。レクミーおじさん曰く、デキる人は良く使うフォルダとショートカット、ごみ箱程度に収めているそうです。

④データはクラウドに上げるべし

様々な端末が普及している現在、データをそれぞれの端末本体に保存していては、データが入っている端末ごとに、常に持ち歩かなくてはなりません。データをクラウドに上げておくようにすれば、アカウントにログインすればいつどこでも指定のデータにアクセスすることができます。
　
これは、想像以上にビジネスを自由にします。出張先や取引先へ行くときに毎回重装備でいては移動時間だけでも体力を消耗しますし、仕事の生産性はそれだけで下がります。今日では国内であればほどんどの土地でインターネットに接続可能ですし、こうしたインフラを活用できないのは大きなハンディキャップになってしまします。いかに無駄をそぎ落として身軽でいるかが重要なのです。

常に武器をアップデートさせていくこと

近年、ITツールは目覚ましい進化を遂げています。今となってはインフラの一部ともいえるスマホですが、30年前に同等の性能の機械を作ろうとしたら一台30億円を超えるという計算もあるほど。今も決して安いツールとは言えませんが、それだけの性能を有した機器であることは間違いありません。今後もITツールはますます進化を続けることが予想されますが、私たちはその時代に合ったITツールとの付き合い方をしていかなくてはなりません。
　
現に、一部を除いて仕事のほとんどをスマホ一つで処理してしまうというビジネスパーソンも増えています。本当に今後もPCだけがメインの武器であり続けるのかは考えているべきでしょう。しかし、どれだけ便利なツールが出てきたとしても、今回ご紹介した4つのテクニックの原理原則である。「ITツールを自分の武器としてなじませ、育てていくこと」は変わりません。みなさんもぜひ、学生である今の内から備えておきましょう。

YouTubeで動画も公開中

ITツールを効果的に活用する方法について、元P&Gジャパン採用/研修統括マネージャーのレクミーおじさんが詳しく解説している動画はYouTubeでも視聴できます。記事には載せきれなかった貴重な話も聞けるので、ぜひレクミーチャンネルもチェックしてみてください。
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