就活において女性に人気の高い事務職。新卒で事務職として入社する方も多いです。ですが、みなさん「事務職はデスクワークしかしない」と間違ったイメージを持っていませんか？この記事では事務職の本当の業務、採用数が少ない事務職の求人を探す方法などをお伝えします！

事務職の仕事

多くの場合、事務職もしくは一般職という名前で募集が行われていますが、そもそもどのような仕事をするのでしょうか。以前は「来客対応」「書類作成」を行うシンプルな仕事、というイメージが強かったようですが、近年事務職の仕事も多様化しています。事務職の中でもさらに細かく分かれている仕事内容について代表的な6つを紹介します。

一般事務・OA事務

一般事務・OA事務は主に書類の作成や管理、データ入力、電話・来客対応、郵便物の発送などを行います。後述の5つの事務に分類できない事務、もしくは5つの事務を合わせて一般事務と呼ぶ場合もあります。

営業事務

営業事務はその名の通り、営業職の仕事をサポートします。営業に必要なプレゼンテーション資料の作成、見積書・発注書・請求書といった必要書類の作成も行います。営業に必要な電話対応やメール対応を行うのも営業事務の仕事であり、一般事務と比べて取引先の社員と関わる機会が多いのが特徴です。

経理事務

経理事務の仕事は伝票の仕分けや処理、帳簿の作成、経費の精算を行うことです。場合によっては簿記や商法などのスキルが求められることもあり、資格を持っていることで仕事がスムーズに進む場合もあるようです。

人事事務・労務事務

人事・労務事務の仕事は社員の採用や退職、異動や給与支払いに関する事務の全般を担います。社員の勤怠管理、保険加入なども人事・労務事務の仕事です。どれも会社運営には欠かせない非常に重要な仕事と言えるでしょう。

総務事務

総務、というと聞き覚えがありませんが、会社に必要な備品の準備・管理が仕事です。文房具やパソコン、机といったオフィスの身の回りのものは全て総務事務が準備しています。また、オフィスの防犯対策も総務事務の仕事です。会社によっては人事・労務事務と総務事務が1つに統一されていることもあります。

法務事務

法務事務は主に契約書のチェックと管理を行います。企業では決められたフォーマットに則り各部署が契約書を作成し、その契約書に不備がないかをまとめて法務事務が確認します。社員と顧問弁護士との取り次ぎ、知的財産や特許の管理も法務事務が行っています。

貿易事務

貿易事務は輸出入に関する煩雑な事務を一手に引き受けています。具体的には、通関の際の書類作成・申請、船や飛行機といった輸送手段の手配、荷物を管理する倉庫の手配などが挙げられます。海外とのやりとりが多くなるため、英語でメールや電話のやりとりをする必要があります。そのため、英語が得意な方は重宝されるでしょう。

事務職に求められる力・スキル

このように、事務職と一口に言っても種類によって業務内容は様々です。では、事務職として働くために必要なスキルにはどのようなものがあるのでしょうか。どの事務にも共通して必要な力やスキルをいくつかご紹介します。

作業の正確さ

まず、事務職の仕事で大切なのが作業が正確かつスピーディであることです。前述のとおり、事務職の仕事の多くは煩雑で細かいことが多いです。そのため、それらを一手に引き受ける事務職はミスなく速く作業を行うことが求められます。

コミュケーション能力

意外と思われるかもしませんが、事務職にはコミュニケーション能力も不可欠です。特に一般事務や営業事務の場合、事務職は総合職とコミュニケーションをとってその意図を汲み取った資料作成が求められます。また、取引先との連絡を行うこともあります。したがって、事務だから誰とも話さなくて良いというわけではなくむしろ社員同士を繋ぐ潤滑油のような役割を果たすことが必要とされるのです。

パソコンスキル

こちらは入社後に必要とされるものですが、事務職は特に書類作成や経費精算などデスクワークが多くなります。そのため、基本的なワード・パワーポイント・エクセルの操作は入社前から得意になっておくと入社後スムーズに働くことができるでしょう。最近ではマイクロソフトスペシャリスト検定、というパソコンスキルの検定もあるようです。

志望動機の書き方

事務職を目指す方の中には、「この企業の事務職として働きたい」というよりは「企業はともあれ事務職がいい」という方もいるのではないでしょうか。しかし、志望動機を書く際には「なぜ事務職か」という理由はもちろん。きちんと「なぜその企業か」という理由も含めて書くようにしましょう。そのためには、やはり企業研究や競合他社との比較が不可欠です。説明会やOB訪問などで情報を集め、IRなどもチェックして独自の視点からその企業を分析しておくようにしましょう。

企業研究と職種理解で差をつけよう！

いかがでしょうか。「事務職に求められるのは書類の作成だけだ」と考えず、事務職の中でもさらに仕事が分かれていることを理解し、企業研究も進めることで他の志望者と差をつけましょう！