インターンの辞退は丁寧に！～辞退の方法と本選考に与える影響～

「インターン選考を通過したけれど、予定が重なってしまい辞退したい」という人に向けたインターンの辞退方法や本選考に与える影響について解説していきます。本記事では辞退するときの注意点や伝え方をまとめてあります。電話とメールどちらで辞退すればいいのか、辞退のタイミングはいつ頃がいいのかといった疑問に答えていきます。

Summary

インターンの辞退が与える影響

インターンは辞退していいのか

結論から言うと、適切な手段で連絡すればインターンの辞退は問題ありません。インターン実施日に体調が悪くなってしまったり、学校・部活の予定や別のインターンの日程が重なってしまったり、様々な事情が考えられますが、しっかり事情を説明できれば選考に悪影響を与えることもありません。ビジネスの場でも急な予定変更があるように、企業の人事も一定数の学生の不参加は想定しているのです。
しかし、辞退連絡の方法や態度が悪いと、マイナスの評価を受けることになりかねません。企業もインターン選考に一定の時間とお金をかけているため、選考に対応してくれた企業に対して誠意ある対応を心がけましょう。

インターンの辞退が与える影響

先で述べたようにインターンの辞退そのものが本選考に影響することは少ないでしょう。しかし、インターンは企業の業務や雰囲気を理解する絶好の機会となっているため、その企業で業務を行っていたインターン生と比べると「企業理解」の面で差がつく可能性があります。
また、インターン参加者の特別選考ルートやイベントが用意されている企業も多くあります。したがって、インターンの辞退は、これらの可能性を失うことになるかもしれません。本当に辞退するべきか、連絡する前にもう一度考えてみましょう。

インターンの辞退するタイミング

インターンの辞退は早ければ早いほど良いです。これはインターンシップに限らず、本選考などにも共通することですが、企業にはインターン選考でも本選考でも一定数の通過者枠を設けているからです。そのため、辞退者が出た場合、辞退者と同数の追加合格者を選ばなければなりません。インターンの辞退が遅くなった場合、企業側にも他の学生にも迷惑をかけることになります。

辞退連絡は、電話かメールか

辞退の連絡を電話でするかメールでするかで迷う学生も多いと思います。一般的には、電話の方が丁寧で良いとされています。また、メールの場合、企業側が見落としたり、送信済みだと思っていても企業側が受信できていなかったりとトラブルの種になりかねないため、電話のほうが確実です。ただし、人事の方が忙しく繋がらなかった場合や、どうしても営業時間外に連絡する必要がある場合は、メールを使っても構いません。時と場合によって使い分けるようにしましょう。

メールが届いているか不安なとき

事情があってメールで辞退の連絡をした場合、企業からの返信が遅くなることも想定されます。もしかすると、メールが人事に見られていない可能性もありますので、その場合は電話で確認してみると良いでしょう。その際、インターン辞退のメールを送信した旨とメールを送信した日時を伝えることでスムーズに取り次いでもらえます。

他の会社のインターンと被ってしまったら

複数のインターンにエントリーした場合、実施日程が被ってしまうこともあると思います。辞退の連絡をする際は、他社と比較していることまで述べる必要はありません。企業の立場から考えると、インターンの時点で第一志望ではないことを伝えられたら、本選考で評価しにくくなるでしょう。

辞退する際の例

電話で辞退する

「お忙しいところ失礼します。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。〇月〇日のインターンシップの件でお電話いたしました。新卒採用ご担当の〇〇様にお取次ぎをお願いできますでしょうか。（担当者の名前がわからなければ「新卒採用のご担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか」と聞く）」

→※繋いでもらう

「お忙しいところ失礼します。〇〇大学の〇〇と申します。本日はインターンシップの件でご連絡させていただいたのですが、ただいま、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。」

→※OKをもらった場合

「ありがとうございます。先日はインターンシップのご案内をいただきましてありがとうございました。〇月〇日のインターンシップに参加させていただく予定になっていたのですが、諸事情により参加できなくなってしまいました。せっかく貴重な機会をいただいていたにも関わらず、このようなご連絡になり、大変申し訳ありません。」

→※「分かりました」

「この度はお手数をおかけして申し訳ありませんでした。また、ご丁寧な対応をいただき、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」

メールで辞退する

件名：〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡【〇〇大学／〇〇〇〇】

内容：

〇〇株式会社

人事部採用担当

〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇です。

この度、〇月〇日にインターンシップに参加予定でしたが、部活の大会と日程が重なってしまい、誠に勝手ながら辞退させていただくことにしました。
貴重な機会をいただいていたにも関わらず、このようなご連絡になってしまい、大変申し訳ありません。
また、本来なら直接ご連絡すべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

インターン辞退の方法と本選考に与える影響のまとめ

以上が、インターンの辞退に関する解説でした。インターンは辞退したからといって本選考に悪影響を与えることはありません。ただし、当たり前ですが、インターンは辞退しないことが前提です。どうしても辞退せざるを得ない場合は、この記事のポイントを押さえて連絡するようにしてください。