ビジネスメールの基礎
ビジネスメールの基礎

社会人になるにあたりビジネスメールは不可欠。就活におけるお礼メールの際は例文通りに返信すれば大丈夫でしたが、内定後の企業との連絡や長期インターンとして実際に企業に勤める際にはテンプレートが無くてもメールが書けるよう、ビジネスメールの作法を学びましょう。

ToとCcとBcc

To

メールアドレスを入力する際にメインとなる宛先欄はToと呼ばれています。複数のアドレスを入力すれば同時にメールを送信でき、メールの受信者は自分以外の誰に送られたのか把握できます。また、To欄以外にもCc・Bccという欄があるのはご存知でしょうか。それぞれの役割についても確認しましょう。

CcとBcc

「Cc」とはカーボン コピー(Carbon Copy)の略で、複写を意味しています。宛先に入力した相手以外に、CC欄に入力した宛先にも同じ内容のメールが送信されます。用途としては、Toで送信したメインの相手以外にも念のため目を通して欲しい相手などにはCcを利用してメールを送信します。メール本文の宛名(後述)にも(CC:◯◯様)と明記することで、情報共有をスムーズに行うことができます。
一方で、「Bcc」はブラインド カーボン コピー(Blind Carbon Copy)の略で、Bccに入力されたアドレスはToやCcの受信者には表示されないようになっています。内定先から一斉送信される連絡などはBccを利用している場合が殆どです。自身が利用する際は、自身の他アドレスや会社の上司にもこっそり送信しておきたいときに活用できます。

件名・宛名

件名はスマートに

件名は出来る限り簡潔に、一目で何の要件か伝わるように書きましょう。「お世話になっております。」や「○○(名前)です。」といった件名は一見丁寧で腰が低く見えますが、受け取る側からすると迷惑です。
【例】
●月●日 内定者研修会に関するお問い合わせ
【○○株式会社】○○に関する資料のご送付
確実に開封していただけるように、件名で何に関するメールかがしっかり把握できるように心掛けて下さい。

宛名

宛名はメールの一番最初に書きます。くれぐれも、誤記が無いように細心の注意を払いましょう。順序としては、企業名→部署・役職名→(段替え)→氏名(様)として、
【例】
レクミーメディア株式会社 人事部 部長
鈴木 太郎 様
としましょう。

入りには挨拶を

いきなり本題に入らず、まずは挨拶をしましょう。
【例】
・お世話になっております。
株式会社●●の山田と申します。(●●大学の山田と申します。)
■■の件でご連絡差し上げました。
まずは、自分の所属や本名を正しく名乗り、どういった要件なのかを端的に説明しましょう。

本題で気を付けるポイント

次に本題に移る際に気を付けるポイントをいくつかご紹介いたします。

敬語・誤記への注意

ビジネスメール以前に、エントリーシートなどでも注意しなければいけない事項は、敬語の使い方や、誤植・誤記をしないように気を付けることです。特に企業名や相手の名前を間違えるのは大変失礼ですから、細心の注意を払いましょう。PCからメールを作成している場合は「Ctrl+F」キーで正しい表記ができているかをチェックしましょう。

日程の提示

長期インターンで相手企業とアポイントを取りたい際、内定先の社員と相談したいとき、またはOB訪問をしたいときなどは、こちらから先にある程度の日程を提示することで必要な連絡数を減らしてスムーズなやり取りを心掛けることが必要不可欠です。
例えば、「来週、もしくは再来週の平日でご都合のいい日時はありますでしょうか。」とある程度選択肢に幅を持たせて提案したり「恐れ入りますが、下記日程でお手すきのお時間はございますか。」と具体的な日程を提示したりすれば、相手も日時の提案がしやすいはずです。

結び

結びにも一言添えて丁寧な印象でメールを締めくくりましょう。
【例】
・お忙しい中お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い致します。
・ご検討くださいますようお願い申し上げます。
相手からの回答などを要求する場合、つい命令に近い強めの口調になってしまいがちですが、できるだけ丁寧に要件を伝えましょう。

署名

本題の説明を終え、結びの一言を添えた後は「署名」を入れましょう。
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●●大学 ○○学部▲▲学科 ●年(株式会社●●)
山田 進
(※企業のインターン生として送る場合は企業の住所も記載)
TEL: 090-XXXX-XXXX
Mail: xxxx@xxxx.com
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メールアプリでは、テンプレートとして保存され、すべてのメールの文末に記載されます。就活や業務、または私用のメールアドレスを一つにまとめている場合は、適切ではない署名を付けてしまわないように気を付けましょう。

社会人になるには必須のスキル

大学生のうちは不慣れなビジネスメールに苦戦したり、時には失礼な文面を送ったりしてしまうかもしれませんが、社会に出てからは当たり前に要求されるスキルです。社会人と接するにあたっては社会人のルール・マナーに合わせて丁寧なメールを送れるようになりましょう。