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会議やミーティングで高い生産性を生むことは、社会人として活躍していく上で必ず求められるスキル。ここでは「時間を投資する」という基本概念をベースにとして、生産性を圧倒的にあげる“5つのコツ”を紹介します。今のうちにチェックしておけば、入社後ほかの新卒と差をつけられること間違いなしです!

会議を有益なものにできれば人生が変わる

時間という「資産」を投資する

私たちが社会人としてキャリアを歩み、成長していく上で、そこへ投資することができるのは“お金”と“能力”そして“時間”の3つです。その3つのリソースは有限であり、特に入社して間もない頃は“お金”と“能力”に関してどうしても乏しいもの。そのため、誰しも平等に与えられている“時間”は若い人にほど貴重な「資産」といえます。1時間の会議に10人が参加しているのであれば、そこには合計10時間もの「資産」が投資されているということであり、それを有益な投資にできるか否かは非常に重要な分かれ道なのです。

有益な会議とはどのようなものなのか?

会議とは、一定の人数で集まって“時間”を投資し、何かしらのアウトプットをする行為です。貴重な“時間”を投資している分、扱い方によって得られるリターンに大きな差が生じます。無意味な会議で“時間”を浪費すれば、参加者の「資産」は無駄になり、会議の主催者への好感度や信頼感も下がります。もし自分が主催者だった場合はそれが自分に向けられるわけですから、なおのこと避けなければなりません。逆に、会議の場をうまく活用できれば、一人では出なかったアイデアが創出され、判断がつかなかったことも正確に判断できます。要は、一人分の“時間”投資で、何倍ものリターンを得られるということです。

生産性の低い会議に見られる特徴ワースト5

それでは、具体的にどのようなことに気を付ければ、生産性の高い会議をおこなえ、“時間”投資を最適化できるのでしょうか?生産性が低い会議に見られる特徴ワースト5から、そのコツを紐解きます!

5位:無駄に時間をかけすぎる

会議の時間設定をする際、私たちは無意識に60分、つまり1時間単位で考えがちです。しかしこれは学校やテレビ番組の時間割で刷り込まれた潜在意識。日頃から使い慣れた単位を使いたで考えたくなるのは仕方のないことですが、本当に60分必要なのか?その前提を疑ってみましょう。実際のところ、60分の会議と30分の会議ではアウトプットに大した差が出ないはずです。まずは「30分クイックに」を意識してみてください。

4位:会議後のアクションプランが明確になっていない

せっかく集まって時間をかけた会議でも、終わった後に「で、なんだっけ?」では全くもって意味がありません。会議のラスト5分はネクストステップを確認する時間を必ずとりましょう。その会議で「話したことと、決まったこと」を共有し、「次回までにしておかなければいけないこと」を確認する。あたりまえに思えますが、きちんと意識していなければできていない場合がほとんどです。役割分担と期日を全員で共有、確認することで、アクションプランを明らかにしてください。

3位:議論のベースを持たず会議をとる

「何かしらのアクションを起こさなくてはいけないから、とりあえず会議をしてみる」これも無意味なパターンです。議論の際、一つでもベース(核)となるアイデアがあるか否かで生産性には天と地ほどの差が出ます。主催者もしくはその分野に詳しい人などが、あらかじめベースとなるプランを提供し、そこから議論をスタートさせることが重要です。逆に言えば、これが無い状態であれば会議を見送ってもいいでしょう。

2位:情報共有のみを目的とした会議

もちろん、会議において、差はあれど情報共有は大切なステップです。ただ、最も重要なのは共有したあとに新しく何かを創出するステップであることを忘れないように。情報共有だけを目的にしてしまい、真の目的を見失っては元も子もありません。3位で紹介した「核となるアイデア」や共有事項をテキストにまとめ、事前に配布して全員が目を通す。このステップを踏んでから会議を行うだけで、生産性が上がるだけでなく時間の短縮にもなります。

1位:意思決定の場を会議に限定する

意思決定をする際にはできるだけ多くの人から意見をもらい、チェックを通してからは決断したくなるのは自然なことですし、生産性の高い会議がとれるようになればなおさらです。しかし決して、会議だけが意思決定をする場ではないということを認識してください。当然ながら、仕事において意思決定が正確であることは重要です。ただ、プロジェクトが前進する、さらにはスピーディーであることはそれ以上に重要です。目の前の意思決定が会議の議題としてふさわしい段階にあるのかを吟味してください。そうすれば意思決定のうち、決定事項を共有するだけでよいものと、議題にすべきものを見分けられるようになるはずです。あえて会議をとらない、というのも重要なのです。

5つのコツで会議を有意義な投資に

普段から何気なく行っている会議ですが、意識するべきことをしなければいかに無駄な時間になってしまいやすいかがお分かりいただけたと思います。今回は会議やミーティングにおいて生産性を上げるコツを紹介しましたが、“時間”の投資という考え方はほかのコトにも応用できます。若手の内の貴重な“時間”を有意義に投資して、生産性を高い人材を目指しましょう!

会議で生産性をあげたい人はYouTubeもチェック

 
今回の記事で参考にしたレクミーチャンネルはこちら!記事では載せきれなかった情報もたくさんあるので、記事を読んで興味が湧いた方は、ぜひ動画もチェックしてください!
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